Férový tendr pro AV Produkce

Iniciativa Férový tendr je souborem doporučení založených na dlouhodobé znalosti agenturního i klientského prostředí. Doporučené principy byly a jsou konzultovány se všemi účastníky trhu. Férový tendr je stále otevřen podnětům ze strany zadavatelů i dodavatelů v oblasti komunikace. Ambicí AKA a v tomto případě i APA, která se na doporučených principech podílí, je sdílet nejlepší praxi pro oblast kvalitního a efektivního výběru dodavatele. Je zcela na uvážení každé společnosti, zda a v jakém rozsahu se jimi bude inspirovat.

1. rozumný počet režisérů
2. jména režisérů nejsou tajná
3. rozpočet není tajný
4. dostatek času a jasný timing
5. tendr jen když je připravený
6. tendrujme jen hotové skripty
7. zpětná vazba
8. cancellation podmínky

1. rozumný počet režisérů

• doporučený počet jsou 3 režiséři
• pokud tento počet bude překročen, pak by měl klient zvážit motivaci režisérů v podobě skicovného

PROČ?

• větší počet je plýtvání zdroji a lidskou energií na všech stranách (produkce, agentura, klient) – conference cally s režiséry i podrobné nastudování treatmentů je časově náročné i pro agenturu, ta své náklady pak účtuje klientovi nebo snižuje svou marži.
• koncentrace jde s vyšším počtem zúčastněných na všech stranách strmě dolů (nejhorší je, když se ukáže, že agenturní kreativa už ani neví, co měl režisér v treatmentu, protože jich četli tolik, že se v tom naprosto ztrácí, popřípadě jsou i případy, kdy se ukáže, že treatmentů bylo tolik, že je nečetli vůbec a chtějí od režisérů, aby jim je převyprávěli)
• pravděpodobnost úspěšnosti s velkým počtem účastníků klesá, a tím klesá i motivace zúčastněných produkcí a režisérů – kvantita neznamená kvalitu

2. jména režisérů nejsou tajná

• jména režisérů v tendru jsou známá všem účastníkům

PROČ?

• jakmile režiséři a produkce vědí, proti komu mají v tendru stát, mohou se lépe rozhodnout, zda do tendru půjdou a jakou kreativu nabídnou, aby zaujali
• klient tak získá širší spektrum možných pojetí

3. rozpočet není tajný

• pro přípravu vhodné nabídky je nutné znát alespoň hrubý / orientační rozpočet, vekterém se chce klient pohybovat = rozmezí v řádu mil Kč (tedy např. do 1mil Kč, 5-6mil, 10-12mil)

PROČ?

• neomezený rozpočet nemá žádný zadavatel
• vždy je možné najít různá cenová řešení a produkce chce navrhnout to správné
• nabízení moc drahého nebo naopak zbytečně levného režiséra a přístupu může produkci automaticky vyřadit z tendru
• práce na treatmentu je pak úplně zbytečná jen z důvodu nejasného rozpočtového zadání
• návrhy s diametrálně odlišnými rozpočty, a tím pádem naprosto jinými koncepty realizace jsou v podstatě neporovnatelné

4. dostatek času a jasný timing

• jasně stanovený harmonogram od psaní treatmentů až po termín odevzdání spotů je nutným předpokladem pro zpracování kvalitní nabídky
• pamatujte na dostatek času pro režisérský treatment – ideálně 5 pracovních dní a více
• zapracování požadovaných změn zabere čas, počítejte ideálně 1-2 pracovní dny dle rozsahu změn
• pracovní den režiséra na zpracování treatmentu a změny je standartní pracovní den v týdnu, tedy vyjímaje víkendy a státní svátky
• je třeba dodržovat rovné podmínky pro všechny uchazeče i pokud jde o timing – zasílejte zadání do všech produkcí ve stejný den a čas

PROČ?

• dobrý treatment není možné udělat přes noc, často je potřeba nějaký průzkum, rešerše, namyšlení konceptu
• agentura se konceptem zabývá několik měsíců a od režiséra si pak nechce nechat své „dítě“ pokazit – očekává od něj stejnou důkladnou péči, a na tu je potřeba čas
• při jasném deadlinu je možné lepší rozvržení detailního timingu, který je opravdu realizovatelný
• při dostatku času na realizaci je možné náklady vždy výrazně snížit – nejdražší jsou ta řešení, na která je málo času

5. tendr jen když je připravený

(má schválený koncept)

• tendrovaný koncept prošel schválením u klienta na všech úrovních decision makerů
• výkup jakýchkoliv práv, pokud je na nich celý koncept postaven, je dořešený před zadáním tendru
• kontrola konceptu u etické komise v případě alkoholových výrobků proběhla před zadáním tendru
• testy konceptu proběhly před zadáním tendru

PROČ?

• budeme-li tendrovat koncepty, které nejsou schválené, riskujeme, že celý tendr bude zbytečný a úsilí vyjde vniveč
• tendr není jen o penězích, ale o nesmírném množství lidské energie, která je směřovaná k tomu udělat pro daný koncept něco výjimečného – pokud je tato energie vyčerpána na něco, co bylo naprosto zbytečné, jde motivace a vůle k dalším nápadům pro nový koncept zásadně dolů – klient tak přichází o možnost získat do projektu čerstvou energii
• pokud opravdu není jiné cesty, ujistěte se, že produkce a režisér ví o tom, že koncept neprošel schvalovacím procesem a mohou se sami rozhodnout, zda do takového rizika půjdou

6. tendrujeme jen hotové skripty

• tendr se vztahuje jen na spoty, k nimž existují hotové skripty
• součástí výběrového řízení nemohou být scénáře, které v době zadání tendru neexistují
• součástí výběrového řízení nemůže být ani vymýšlení scénářů režisérem, který ještě zakázku nevyhrál
• vymýšlení skriptů není práce režiséra, ale scénáristy/copywritera, produkce může takovou práci zajistit, ale měla by předcházet zahájení tendru na výrobu spotů

PROČ?

• režisérova práce spočívá v rozpracování a obohacení schváleného skriptu, ne v chrlení nápadů a scénářů na projekt, který ještě nezískal
• není možné nechávat režiséry v rámci výběrového řízení vymýšlet scénáře, které nakonec bude točit někdo jiný, kdo tendr vyhraje
• od momentu produkčního GO se musí režisér naplno věnovat přípravným pracím, což vyžaduje naprostou koncentraci a velmi pečlivou práci, většina režisérů se přesto ráda zapojí do práce na dalších skriptech, pokud už je projekt “jejich” – i zde má ale jejich práce na scénáři určité limity a měla by být pouze podpůrná k práci agenturních copywriterů
• z rozpočtového hlediska – pokud klient trvá na zahrnutí neexistujících skriptů do rozpočtu, je za prvé velmi těžké porovnávat rozpočty od různých produkcí, za druhé jsou později těžko vyvratitelné požadavky produkce na jakékoliv vícenáklady spojené s produkcí “nových” skriptů = celé zahrnutí neexistujících skriptů do tendru tedy nedává smysl

7. zpětná vazba

• neodbývejte produkci pouhým mlčením nebo textovkou “nedostali jste”
• prohra v tendru by měla být vždy odůvodněná a slovně ohodnocená

PROČ?

• jediný nástroj, jak posouvat kvalitu tendrů dále, vyhnout se zbytečnému plýtvání energie na něco, co klient neočekává nebo neocení
• mají-li vztahy mezi produkcemi, agenturou a klientem fungovat dlouhodobě, je třeba se i v případě prohry chovat se vzájemným respektem a ocenit vynaložené úsilí zpětnou vazbou, která zvyšuje šance na úspěch v příštím tendru

8. cancellation podmínky

• zvažte poskytnutí kompenzace v případě zrušení tendru z důvodů na Vaší straně – nikdo nemá problém tendr prohrát, ale věnovaní energie, času a peněz zadání, které je nakonec zrušené, musí být kompenzováno
• zvažte poskytnutí skicovného v případě změny skriptu v průběhu tendru a požadavku na přepracování treatmentu na zcela nový skript
• zvažte poskytnutí skicovného v případě zásadní změny timingu projektu, která vede k odstoupení režiséra z takto změněného tendru

PROČ?

• nároky na kvalitu režisérských treatmentů se stále zvyšují, a aby bylo možné obstát, je nutné do tvorby treatmentu zapojit vždy větší množství lidí včetně různých subdodavatelů, a tedy investovat nemalé prostředky, s jejichž návratností produkce počítá v případě vítězství
• náklady na běžný tendr s českým režisérem se pohybují kolem 25-30tis Kč, náklady na tendr se zahraničním režisérem jsou kolem 50-80tis Kč
• není dlouhodobě udržitelné takto vysoké prostředky investovat do projektů, které se nakonec úplně zruší, kvalitní dodavatelé, po kterých je vyšší poptávka si vybírají, kterých tendrů se zúčastní i s ohledem na cancellation podmínky
• ve většině kreativních oborů je náhrada nákladů či skicovné standardním motivátorem pro zajištění kvalitních účastníků tendru

production brief form – jako příloha ke každému tendru